ドイツ生活 徒然記

ドイツでの生活も4年目がスタート。日々体験したことや感じたことを書いていきます。

海外(ドイツ)で働く オフィスアドミニストレーターとは

こんにちは、お久しぶりです〜。ドレスデンにも桜が咲いて徐々に春らしくなってきました!

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2022年4月2日撮影

あいにく4月1日は雪が降ったのですが、翌日にエルベ川沿いの桜を見に行ったら満開でした!

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エルベ川

桜を見ると思い出すのはやはり故郷です。最後に帰国したのが2019年11月だったので、もう2年半弱帰っていません。ドイツでコロナ禍に就職し、去年は転職も経験し、この2年半は精神力と忍耐力を試された期間でもありました。ご縁があって現在の会社に転職してからは、新しいことを学びながら愉快な同僚たちと会社のため、そして自分のために楽しく働いています。

今日は転職した職種、「オフィスアドミニストレーター」の仕事内容について私のケースをご紹介したいと思います。会社によって業務は異なると思いますが、1つの参考例になれば幸いです。

私の転職先については少し以前の記事で書いていますので、こちらも併せてご覧ください↓

 

www.et-chandon.com

 

www.et-chandon.com

 

www.et-chandon.com

 

<目次>

オフィスアドミニストレーターとは

言葉の定義はどうなっているのか

オンライン辞書でoffice administratorを調べると下記のように出てきました。

言葉の定義秘書◆日本で「セクレタリー」または「秘書」と言えば格好いい響きがするが、アメリカでは、人に使われる立場という観点から、「secretary = レベルの低い職業」と見なされがちであるため、「秘書」の肩書としては、office administratorと呼ばれることが多い。

 

office administra...の意味・使い方|英辞郎 on the WEB

 

個人的には秘書というとCEOなどのスケジュール管理をする仕事のイメージがありますが、みなさんはいかがでしょうか。

 

ちなみに秘書とは下記のような定義がされています。

1 要職の人に直属して、機密の文書・事務などを取り扱う職。また、その人。セクレタリー。「社長秘書」

2 秘密の文書。また、それを扱う人。

3 秘して人に見せない書物。秘蔵の書物。「秘書を公開する」

秘書(ヒショ)とは何? Weblio辞書

 

実際のオフィスアドミニストレーターの仕事

実際の私のオフィスアドミニストレーターとしての業務は具体的に表すとこんな感じです。(分類は個人的見解です。)

<総務・労務系>

  • オフィス管理全般(鍵、インターネット、電話、郵便物受領、オフィスクリーニング業者、リースカー、光熱費、家賃、消耗品の調達 etc...)
  • 従業員の携帯電話管理(キャリアでの契約、延長手続き、SIM再発行など)
  • 従業員の年金、健康保険、出張旅行保険に関する庶務手続き
  • 従業員の労働時間の集計及びレポートテンプレート作成
  • 従業員の休暇申請
  • 日本からの出張者のホテル及びイミグレーション書類手配
  • 新入社員のビザ書類準備
  • 国内外のCovid-19規制に関する情報収集と従業員への発信
  • GDPR対策

<営業事務&ロジスティクス

  • 商品及びサービスの見積もり作成
  • 新規取引先におけるサプライヤー登録手続き
  • 商品の受発注登録
  • 商品の発送
  • フォワーダー及び税関との連携
  • 棚卸し業務
  • 経理に請求書発行依頼
  • 契約書類管理

要するに「なんでも屋」です。もともと私は技術系ではないので自社の製品や付随するパーツなどについての知識はゼロですが(ゆくゆくはちょっとでも理解したい…)、それ以外については頼まれたらやり方を調べたり、オフィスに残る資料を紐解いたり、誰かに聞いてやるしかありません。とにかく毎日英語と日本語とドイツ語で検索しまくって解を導こうと奮闘しながらやっています。私の前任者が辞めてからオフィスアドミニストレーター不在期間がおそらく半年ほどあり、入社した当初は残された資料からやるべきことを自ら組み立てて動いていくことが必要だったので結構大変でした。

 

オフィスアドミニストレーターに向いている人

2021年8月から仕事を始めてから8ヶ月を経て、個人的に感じたことを書いてみたいと思います。

  • 人のお世話をするのが嫌いじゃない人
  • 人と話をするのに抵抗がない人
  • 自分でスケジュールを組むのが好きな人
  • 臨機応変に対応することが苦にならない人
  • 調べ物が好きな人

個人的には営業職→特許事務→オフィスアドミニストレーター(今ここ)という経歴で、まるっきり違う仕事に就いているのですが、働いていて、今までの経験が活かされていると感じています。ドイツに来た当初は、営業しかやったことのない自分にドイツで仕事が務まるのか不安でした。それでも事務職に飛び込んでみて、一見繋がりのない職種でも、活かせることがたくさんあることがわかったんです。

上記でいくつか挙げましたが、一番大切なのは、やってみようと自らを奮い立たせることができるかどうかかもしれません。私に挑戦する勇気をくれた友人には今でも感謝しています。

 

オフィスアドミニストレーターに必要な知識

私が仕事に必要だと思って勉強していることはいろいろとあるのですが、語学以外で挙げると下記のようになります。

  • インコタームズ
  • GDPR
  • ドイツの健康保険、旅行保険の仕組み

上記以外に個別で契約書類を理解しなくてはいけなかったりすることが度々あります。GDPREU一般データ保護規則のことで、個人情報保護やコンプライアンスに関する話なので、本来は法務系の知識がある人が取り回しすることだと思います。ヨーロッパで仕事をする以上避けては通れない大きなテーマですね。

今後もっと仕事に慣れてきたらまた幅が広がっていくのかもしれませんが、現状見えている山を攻略するしかありません。コツコツ勉強していきます。

 

以上、あくまでも私個人の仕事内容ではありますが、オフィスアドミニストレーターについてでした。今後も仕事に関する内容で興味深い出来事がありましたらここで記事にしていきたいと思います。ぜひまた遊びに来てください〜。