ドイツ生活 徒然記

ドイツでの生活も4年目がスタート。日々体験したことや感じたことを書いていきます。

ドイツで働く オフィス管理者の一日

久々の更新です。日系アメリカ企業のドイツ支社に転職し、気がつけば試用期間2ヶ月目が過ぎました。ドレスデンはもうすっかり秋で、今週末は今年最後の暖かい週末になる予想です。

さて、今日は私の一日について書いてみたいと思います。イメージしてもらえたら嬉しいです。

<目次>

ドイツでオフィス管理者として働く私の一日

8:50頃 自宅を出る

いろいろな時間を試しましたが、9時前頃が一番トラム(路面電車)が空いているのでコロナ対策を考えて(&朝弱いので)、よくこの時間帯に通勤します。トラムに揺られている間はメールを社用スマホで確認。出社前は毎回コロナウイルスの症状がないかどうかのアンケートをオンラインで提出します。メールについては、重要なものに目を通して優先順位を把握しておきます。前日の夕方から夜にかけてアメリカからのメール、当日朝から昼にかけては日本からのメールが届きます。

9:15頃 出社(たまにホームオフィス)

私の同僚は4人のエンジニアですが、基本オフィスに出勤するのは私のみです。荷物の受け取り、整理は私の管轄なので、宅配が来る日は出勤します。

出勤してまず始めにやることは郵便受けチェック。大抵はFedExなどの請求書ですが、AOK(健康保険)、AXA(年金)など総務系の書類が届くので、適切な部署に連絡します。請求書類は引き落としか振り込みかを確認した上で経理に連絡。その他わからない書類が来ていれば、ベルリンにいる上司に相談です。

郵便物を持ってオフィスに入ったら、次にやることは窓を開けて空気の入れ替え、そしてコーヒーマシンで(もちろん自分の)カフェオレの準備です。デスクでノートパソコンを立ち上げたら、書類確認と並行してメールの振り分けを行います。重要なものにタグを付けておいてフォルダに分け、優先順位の高いものから処理していきます。

エンジニアの方から電話でパーツの在庫確認や発送についての連絡があったりしますが、基本的にはお客さんから電話がかかってくることはありません。

 

11:00頃 週1上司とウェブミーティング

週に1度、ベルリンにいる上司とマンツーマンでウェブ会議をしています。頼まれていたことについての進捗報告や、これからの1週間で取り組む予定を報告します。

 

12:00頃 お昼ごはん

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最近のお昼ごはん


オフィスでは一人なので仕事の合間を見て休憩に入り、1時間くらいを目安に休みます。今年6月に椎間板ヘルニアをやったこともあり、腰のストレッチを1人オフィスでダイナミックにやったり、たまに15分くらいソファで寝たりしています。最近になって楽器を持ち込んで吹くのもいいかもしれないと思い始めました。

写真は最近の定番ランチで、近所の小さなスーパーのサラダバーをよく利用しています。あとはヨーグルトとカニカマ(ドイツではスリミと呼ばれている)!写真の品目で大体5〜6ユーロくらい(600円〜720円くらい)です。

 

13:00頃 FedExやDHLの宅配が届く

大体このくらいの時間帯、もしくは午前中に荷物が届くことが多いです。受け取ったら中身を確認して、パーツが本社から届いた場合は発送元に受領確認のメールを送ります。担当のエンジニアに電話を入れて、顧客へ発送するか手持ちで納品するかの確認を取ります。すぐ発送する場合はパッキングして、納品に必要な書類を作り、発送会社に荷物と書類を取りに来てもらいます。

 

13:30頃 総務、経理業務の遂行

オフィスの備品購入や、ヨーロッパ各国のコロナウイルスに関する制限について調べ、出張するエンジニアに連絡したり、日本から来る出張者の宿泊するホテル手配、イミグレーションに必要な書類の準備も私の仕事です。この2ヶ月は特にオフィスに保管してあるパーツの整理、棚卸しや管理方法について考えたり、輸出入にかかった請求書の本社経理への回し方やモノと書類の流れなどを覚えたり、前任者の方がファイリングしていた過去の書類に目を通して、オフィス、インターネット、リースカー、携帯電話、クリーニングサービスなどの契約内容を把握することに時間を要しました。他には怪我をして休んでいるエンジニアにお見舞いの花を手配したり、病欠の書類を保険会社に郵送したりすることもこの2ヶ月間で経験しました。

 

17:15頃 退勤

7時間働いたら今日の仕事は終了です!マグカップを洗って、コーヒーマシンの掃除をして戸締まりしたら退勤します。荷物が午前中に届いた場合は午後には家に帰ってテレワークに切り替えることもあります。

 

18:00 ゲーテでドイツ語を勉強

月曜日と水曜日は仕事後にドイツ語の授業を2時間半受けています。頭があまりよく働かないので結構しんどいですが、6月から週2回をずっと続けています。ただ、先月仕事で情報保護の講習を受ける機会があった際、専門用語が多かったというのもありますが、講師の方のドイツ語がほんとうにわからなくて、「こんなに勉強続けていても、実践でこんなに使えないものなのか」と、かなり心折れました。。。でも、あきらめずに頑張ります。。。

 

今後の課題はやっぱりドイツ語

試用期間が2ヶ月過ぎ、時間の経つ早さに驚きを覚えるのと同時に、ゆっくりしていられないなという焦りの気持ちも若干あるのが正直な今の気持ちです。私にとってドイツ語の壁は未だに高く、書類もすらすら読めないので今はスキャンをOCR(テキスト)化、deepl翻訳して時間を短縮しています。また、一番厄介なのは電話で、例えばボーダ◯ォンのサービスセンターにかけた際、「英語を話せますか」と聞くと大抵速攻で「ナイン(いいえ)」と返ってくるので、なんとかドイツ語で頑張っていますが、大抵コールセンターの人は不親切なので心折れます。。。苦手意識を克服するにはまず失敗からの成功体験が必要かと思いますが、なかなか思うように行きませんね。気持ちを奮い立たせてなんとか語学学校に通い続けることだけでもキープできたらと。。。

 

その他勉強が必要なこと

パワポを使うことは今のところないですが、ワード・エクセルは毎日使います。そんなにエクセルのパワーを今まで使いこなしていなかったのですが、グーグル先生に聞きながら新しい機能を覚えるのが楽しいことに最近気が付きました。他にはフォワーダー業務、通関業務に関するテキスト(ドイツ語)を上司から「勉強してね」と渡されたので、それをこれからちょっとずつ進めようと思っています。おいおいドイツの労働法なども理解する必要があると感じていますが、ひとまず今はできることから。

 

最近ようやく仕事の進め方を自分で全部決めるスタイルにちょっとずつ慣れてきました。初めての仕事が多く、まだまだわからないことだらけですが、日々積み上げていきたいと思います。

最近ブログ更新頻度がスローペースですが、ゆっくり無理せずやっていきたいと思いますので、また見て頂けたら嬉しいです。それではまた!