ドイツで会社のパーティーを企画することに

お疲れさまです。みなさん月末いかがお過ごしですか。今日は仕事にまつわる話を少し書いておきたいと思います。

＜目次＞

会社でHoliday Partyの企画を任されました

あれは9月末頃でしたか、本社（アメリカ）から、「予算取れたのでいい感じのディナーをよろしくどうぞ！」と大金（給料一ヶ月分くらい）をパーティー用に支給する連絡を受けました。配偶者や子どもを呼んでもOK、上司が参加する場合の旅費（普段ベルリン在住）はその予算内で済ませる、など簡単な指示がメールに併せて書いてありました。

ふむ。…ん？！「よろしくどうぞ！」って？？

ドイツでコロナ禍に就職した私は会社のパーティーなんて参加したことがありませんでした。前の職場でもそんな機会はありませんでしたし、昨年は時差を超えて全社員が自己紹介をしビンゴゲーム、そして歌を歌うという企画が本社主体で催されましたが、リアルではなくオンライン。渡された時点で決まっているのは「いい感じのディナー」というオーダーと予算のみ。

Holiday Partyとはなんぞや

そもそもholiday partyとはなんなのかというと、祝祭日をお祝いするためのパーティーです（ガチそのまま）。欧米で12月のイベント言えばキリスト生誕を思い浮かべる人がほとんどですが、「クリスマスパーティー」というと特定の宗教に限定されてしまいます。12月はクリスマスの他にもアメリカではクワンザ（1966年〜アフリカ系アメリカ人のお祭り）、ユダヤ教のハヌカ、そして日本では忘年会があったりしますよね〜。ということで、ボーダーフリーな「holiday party」という言い方があって、メリークリスマスに代わって「ハッピーホリデー！」と挨拶したりします。

パーティーをするとき決めなくてはならないこと！

私の勤める会社には私以外はマネージャーとエンジニアしかおらず、しかも出張が多いのです。日程を決めないと場所も人数も決まらない…。出張が多い人たちとベルリン在住の上司から、一人ずつ予定を確認し、根回しが大体終わったらレストランを見つけます。当初はオフィスを会場にしてケータリングでも頼もうかと考えていたのですが、上司がいい感じのレストランをおすすめしてくれたので場所はそこに即決。20名でレストランを予約、メールと電話でやり取りを重ねました。日程と場所が決まったので、みんなに出席できるか、家族を連れてくるかどうか、何歳の子どもを連れてくるか、車で来るのかを公式にメールを送りつけて返信を催促します。と、ここで日本＆ヨーロッパブランチからの出張者が参加する可能性が浮上。慌てて彼らの参加について上司に確認。なんやかんやおとなの事情ありましたが、参加の方向が決まり正式に招待メールを送信しました。

人数が固まれば、予算も固まります。タクシー代などを含めて多めに支出を想定しましたが、それでも残っている金額があったのでテーブルに置くカードや飾り、参加者への小さなプレゼントとちょっとしたゲームを考えました。

ギフトのラッピングはセルフで

Flying Tigerで女の子用のプレゼントを選び、アマゾンで男の子用のプレゼントと大人用に卓上カレンダーを購入。さらにディスカウントドラッグストアでラッピング用紙を2本購入。一番若いインド人のエンジニアが手伝ってくれるということで私がラッピング用紙を包みやすい大きさにカットし、彼がせっせと人数分包んでくれました。彼が包んでくれている間、私は紙のカットのほか卓上に置く席札兼メッセージカード兼クジを書いたり、座席表を考えたりしていました。ちなみにインドでは若輩者が端の席に座るそうで、私が作成中の座席表を見せたら、「Dさんは僕より歳上だから内側の席にしたほうがいいよ」と意見をくれました。ヨーロッパの人はあまりそういうこと気にしない気がしますが、みなさんいかがでしょう？

12月は体調が崩れやすい季節

20名で予約していたレストランですが、18名でほぼほぼ人数決定。パーティーを翌々日に控えた水曜日のお昼にエンジニア2人と昼食をとりながら、「上司と夫さん、子どもたちも来るし、Aさんの奥さんと娘さん2人、それにBさんの息子さんたちも来るよ。」と話をしたら、「僕の妻も来たいって言うかも」と言い出すCさん。何回も確認したのに…会社のイベントには来ないって言ってたじゃーん、と思いつつ、慌ててレストランに電話して19名にしてもらいました。翌日Cさんに電話すると、「彼女は来ないって」。さらに上司のお子さん1人が体調不良になって家族全員が、Aさんの娘さんも1人体調を崩して来られなくなりました。さらにさらに大人の参加者の中にも風邪を引いてしまった人がいて、最終的には18人から12人まで減ることに。

レストランとのやり取りで、担当の女性はとても感じが良く、前日14人に減るという電話をして、子どもの病気でまだ人数が減る可能性があると伝えておいたのですが、当日電話した際は別の女性が電話に出て、12人に減りました、と言うと「Das ist schlecht.」（直訳：それは悪い）と。いやいや、それ私が一番思ってることやねん、とエセ関西弁が出つつ、「Danke」（意訳：ご理解ありがとう）で押し通して電話を切りました。

予算が余ったのでクジをしよう！

なにかあったときのために余裕を持って支出を計算していたため、ギフト用の紅茶が参加者の1人に当たる、という非常にささやかな（魅力にかける）企画しか用意していなかったのですが、18人の予定が12人になったので、6人分の食事代が浮きました。ということで、上司に一言伝えた上で、当日にショッピングモールへ行って12人全員が何かしらもらえるようにクジの商品を買い込みました。

１家族に１つクジが当たるように仕込み、残りの家族のメンバーには２ユーロくらいのしっかりした板チョコを配りましたが、意外と喜んでくれました。普段の私だったらさらにお菓子をふんだんに買ったと思いますが、以前に上司が「この時期は子どもたち甘い物もらいすぎるくらいたくさんもらうから、チョコレートはちょっと遠慮したい」と言っていて、お菓子を買うのが憚られ…クジの景品も電化製品メインに。

当日急遽用意したクジが結果的にとても盛り上がり、参加者の満足度が非常に上がったと手応えを感じることができました。

ちなみに私は「Machi Koro」というカードゲームが当たったのですが、時間があまりなかったのでよくわからずに購入したゲームでした。日本人が開発したものだということで興味を惹かれて買ったのですが、もともとボードゲームが始まりのようですね。

ご興味のある方はこちら（日本語オリジナル）を見てみてください。日本のアマゾンでもドイツ語版ボードゲーム売っているようです。

Holiday Party企画で気をつけたいこと

今年経験してみて感じたことをもとに気をつけておきたいこと、確認したいことをまとめてみたいと思います。

小さなカードが名札代わり＆クジの番号も書いておくと段取りが楽に

事前準備編

• レストランがベジタリアン向け料理を提供しているかどうか
• キッズメニューを考慮する必要があるのは大体７歳くらいまで
• パーティー慣れしているレストランだと助かる
• 上司が欠席した場合のことを考えておく（乾杯の音頭とか）
• 子どもたちは体調を崩しやすいし、親も来られなくなる
• 出欠確認はこまめに行う
• 駐車場の場所と料金の確認
• 行きのタクシー手配は事前予約が吉
• 座席は事前に決めておく
• 景品や参加者への小さなプレゼントはなるべくお菓子を避ける

当日編

• 折り紙を子どもたちに教えると間が持つし親に感謝される
• 料理が揃ったらすかさず全員の写真を撮影
• 写真係りを決めておいて写真はその人に任せる
• ファミリー参加の場合、帰りの時間が遅くならないように気を配る

…長くなってしまいましたが、私のわたわたぶりが伝わりましたでしょうか。どなたかの参考になれば幸いです！

ちなみに、レストランでサービスの人に段取りを尋ねられたときに、テンパっていた私はドイツ語がよく理解できず、そのときはドイツ人のエンジニアが助けてくれました。嬉しいけどちょっと悔しい…。来年はドイツ語対応がましにできるようにするぞ、と一人小さく決意したパーティーでもありました（苦笑）

何度か触れましたが、これからさらに体調を崩しやすい気候となります。みなさんもどうぞ身体には気をつけてください〜。

それではまた！